ℹ️ У трудових відносинах існує просте правило: помилка в кадрових документах може коштувати дорожче, ніж сама зарплата працівника. Саме тому стаття 265 Кодексу законів про працю України — одна з найважливіших для роботодавців, керівників установ, кадровиків і бухгалтерів.
Це норма, яка визначає фінансову відповідальність за порушення трудового законодавства: коли, за що і в якому розмірі накладаються штрафи.
📌 Головне про статтю 265 КЗпП
Стаття 265 передбачає, що юридичні особи та ФОП, які використовують найману працю, несуть відповідальність у вигляді штрафів за типові трудові порушення.
При цьому:
• штрафи накладаються не на працівника, а на роботодавця;
• розмір штрафів прив’язаний до мінімальної заробітної плати;
• за кожного працівника штраф може рахуватися окремо.
⚠️ Воєнний стан: важлива «пільга» для роботодавця
Закон №2136-IX встановив важливу норму:
✅ У період дії воєнного стану, якщо роботодавець виконав припис про усунення порушень повністю і вчасно, то штрафи за ст. 265 не застосовуються.
Але важливо: це правило стосується позапланових заходів контролю і працює лише тоді, коли припис реально виконаний у строк.
💣 Найдорожче порушення — «неоформлений працівник»
Найбільш сувора санкція стосується ситуацій, коли працівника фактично допустили до роботи без належного оформлення.
📍 Порушення:
– працівник працює без трудового договору;
– оформлений на неповний робочий час, але працює повний;
– оформлений за договором з нефіксованим робочим часом, але працює повний день;
– зарплата виплачується «в конверті» без ЄСВ і податків.
💰 Штраф: 10 мінімальних зарплат (86 470 грн) за кожного працівника.
Але є нюанс: 👉 для ФОП та юросіб на єдиному податку 1–3 груп замість штрафу застосовується попередження.
🔁 Повторне порушення — у 3 рази дорожче
Якщо роботодавець повторно протягом 2 років допускає таке ж порушення (неоформлений працівник), то штраф зростає:
💰 30 мінімальних зарплат (259 410 грн) за кожного працівника.
Це вже не «кадрова помилка», а ризик серйозних фінансових втрат.
⏳ Зарплата із затримкою — також підстава для штрафу
📍 Порушення:
• зарплата виплачується із затримкою більше ніж на 1 місяць;
• або виплачена не в повному обсязі.
💰 Штраф: 3 мінімальні зарплати (25 941 грн).
Цей штраф може застосовуватись навіть тоді, коли працівники мовчать — достатньо встановлення факту.
💵 Мінімальні гарантії в оплаті праці — зона ризику №1 для бухгалтерії
📍 Порушення:
недотримання мінімальних гарантій (наприклад, доплата до мінімальної зарплати, нічні, святкові, понаднормові тощо).
💰 Штраф: 2 мінімальні зарплати (17 294 грн) за кожного працівника.
Тобто якщо порушення стосується 10 працівників — штраф множиться на 10.
🪖 Гарантії мобілізованим та військовозобов’язаним
Окрема категорія — порушення гарантій і пільг працівникам, яких залучають до виконання обов’язків за законами:
– про військовий обов’язок і службу,
– про мобілізацію,
– про альтернативну службу.
💰 Штраф: 4 мінімальні зарплати (34 588 грн) за кожного працівника.
Але для єдинників 1–3 груп: ⚠️ попередження.
🚫 Не допустили інспектора? Це теж дорого
Роботодавці інколи помилково вважають, що «не впустити перевірку» — це вихід. Насправді це часто найгірший сценарій.
📍 Порушення:
• недопуск до перевірки;
• створення перешкод у проведенні.
💰 Штраф: 3 мінімальні зарплати (25 941 грн).
А якщо недопуск стався під час перевірки щодо неоформлених працівників:
💰 штраф зростає до 16 мінімальних зарплат (138 352 грн).
⏱ Нефіксований робочий час: штрафи за неправильний облік
Сучасні трудові договори з нефіксованим робочим часом — законний інструмент, але він має жорсткі правила.
📍 Порушення:
• перевищення допустимої кількості таких договорів;
• недостовірний облік фактично відпрацьованого часу.
💰 Штраф: 3 мінімальні зарплати (25 941 грн) за кожного працівника.
📌 «Інші порушення» — штраф за кожну помилку
Якщо порушення не входить у перелік «топових» (зарплата, оформлення, мобілізація тощо), застосовується загальна норма:
💰 1 мінімальна зарплата (8 647 грн) за кожне порушення.
А якщо повторно протягом року: